Planejar comunicações: o custo da informação que chega tarde
Peter Mello ·
Em projetos de capital, a informação de campo percorre um caminho longo até chegar a quem decide. Um apontamento de produção feito na obra na segunda-feira passa pelo encarregado, pela planilha do escritório de campo, pelo ERP e, com sorte, aparece no relatório gerencial da quinzena seguinte.
Quando o dado chega, a decisão estratégica que precisava dele já foi tomada com a informação da quinzena anterior.
O Guia PMBOK define o planejamento das comunicações como o processo de determinar as necessidades de informação das partes interessadas e definir a abordagem para atendê-las. A definição é simples. A dificuldade está em responder, para cada tipo de informação, quatro perguntas: o quê, para quem, por qual meio e com que frequência.
No lançamento do Pandora Solver v1.0, essas quatro perguntas couberam em uma tabela de uma página. Decisão que altera escopo, prazo ou custo: registro por e-mail, com resposta em até dois dias úteis. Alinhamento de prioridades: reunião semanal de trinta minutos, pauta fixa. Impedimento que para o trabalho de alguém: canal direto, no momento em que ocorre, sem esperar a reunião.
É importante frisar que o meio errado custa tanto quanto a ausência de comunicação. Uma decisão de escopo tomada em um grupo de mensagens é uma decisão que três pessoas leram e ninguém registrou. Um impedimento reportado por e-mail é um impedimento que só será lido no dia seguinte.
Percebe-se, na prática, que o plano de comunicações raramente falha por falta de canais. Falha por excesso. Quando tudo circula por todos os meios, nada é encontrado depois. A tabela de uma página resolve mais do que a plataforma de colaboração com dezoito canais abertos.
No Pandora Solver, o Fio Digital foi construído a partir dessa tabela. Cada dado de campo tem uma rota definida até a camada de decisão, e essa rota não depende de alguém lembrar de repassá-lo.
Este texto não pretende esgotar o tema. A tabela que serve a uma equipe de dez pessoas em um lançamento de software não é a que atende uma obra com quatrocentos operários e cinco contratadas. O que se mantém é o método: definir a rota antes de a informação começar a circular.